Automa
Un esecutore di programmi che opera su qualunque applicativo come un operatore umano
Automa è un software installato su un computer (Client) che esegue applicazioni installate o accessibili dal computer stesso utilizzando le periferiche (video, tastiera e mouse) normalmente in dotazione all’utente.
Interagisce quindi con il computer e con il programma in modo bidirezionale proprio come farebbe un operatore.
Come lavora automa?
Non esegue comandi ricorsivi “alla cieca” ripetendo azioni pre-registrate, ma esegue e verifica direttamente gli esiti delle proprie azioni seguendo un percorso decisionale, frutto di una fase di apprendimento.
Agisce esattamente come un operatore umano privo di iniziativa propria che esegue tutte e soltanto le operazioni che conosce. Accede ad archivi, database, cartelle di rete ed esegue calcoli o procedure.
Segue l’albero decisionale che gli è noto e si ferma annullando la transazione qualora non si presenti il riscontro atteso alle proprie azioni secondo i principi base di “Azione e Controllo” (ovvero “eseguo e verifico cosa ho fatto”) e “Azione e Reazione” (ovvero “eseguo e verifico che il risultato sia quello atteso”).
Automa può fare anche molto di più:
- Accedere alla rete o a internet
- Leggere o scrivere un database di qualunque formato
- Mandare mail
- Creare dei report i Excel o altro formato
- Seguire algoritmi di processo
- Eseguire calcoli
A cosa serve?
Per data entry o attività ripetitive di utilizzo di applicativi SW, laddove l’operatore interroga e inserisce dati nei sistemi informativi.
Automa sostituisce l’operatore senza impatto sui sistemi che utilizza perché agisce come un operatore umano.
- Programmato per eseguire i comandi degli operatori
- Interagisce con qualunque sistema
- Garantisce il monitoraggio e il controllo del flusso dei dati
- Consente la tracciabilità di ogni singola operazione compiuta
- Fornisce Statistiche e Report dei dati in tempo reale
- Può sostituire le interfacce o programmi di ripresa dati
- Non richiede sviluppi sui sistemi
- È un’alternativa all’outsourching che mantiene il know-how
- È facilmente aggiornabile se cambiano i processi
- Azzera il costo degli errori e assorbe picchi di attività garantendo lo smaltimento backlog
- Lavora h24
- Si può applicare a qualunque ambito aziendale
- Codifica gli scarti per semplificare il trattamento manuale
Esempi in cui Automa ha ottimizzato i flussi e il lavoro manuale
- Stampa di documenti
- Approvazione di note spese secondo criteri
- Registrazione incassi su sistemi di contabilità
- Emissione di note di credito
- Generazione di documenti per versamento IVA
- Archiviazione di files in sistemi di repository
- Emissione di fatture
- Produzione di lettere/mail di sollecito e autofatture
- Data collection
- Aggiornamento massivo di grafiche dati
- Inserimento abbuoni su sistemi di contabilità
- Inserimento ordini a sistema
- Trasferimento dati
- Esecuzione di verifiche periodiche su sistemi di messaggistica scatenati da eventi
- Controlli fatture
- Customer Care
- Verifiche di congruenza dati in sistemi diversi
Come si identifica un processo automatizzabile?
I processi automatizzabili con profitto tipicamente presentano una o più delle seguenti caratteristiche:
- Sono manuali e ripetitivi
- Basso valore aggiunto da parte dell’operatore
- Trattano grossi volumi di dati
- Presentano picchi di attività o sono attività discontinue
- Presentano un elevato rischio di errore manuale
- Sono complessi nella loro esecuzione (più sistemi differenti, accesso a file…) secondo una logica stabilizzata
Requisiti
L’unico prerequisito di Automa è avere a disposizione una postazione di lavoro uguale a quella dell’operatore che fa attività manuale.
Non è richiesta nessuna modifica o interfaccia con i sistemi.
Automa
Automa è un software sviluppato da Volos Informatica che ne detiene tutti i diritti di proprietà e distribuzione ed è tutelato dal brevetto N.0001399357 “Interazione con un sistema di elaborazione dati avente un’interfaccia grafica”.
Sicurezza
I principi base di Automa sono:
- Azione e Controllo ovvero
«eseguo e verifico cosa ho fatto» - Azione e Reazione ovvero
«eseguo e verifico che il risultato sia quello atteso»
Automa può eseguire solo le azioni che l’operatore umano potrebbe eseguire quindi il livello di sicurezza è quello intrinseco nella tipologia di utente che ha fatto accesso alla macchina e dell’applicazione eseguita.
In base a questa logica procede con l’esecuzione di un’azione solo se questa è nota e ha determinato gli esiti previsti, altrimenti si ferma.
Non si prefigurano quindi rischi che Automa possa eseguire azioni incontrollate o impreviste.
Caratteristiche
L’unico prerequisito di Automa è avere a disposizione una postazione di lavoro uguale a quella dell’operatore che fa attività manuale.
Non è richiesta nessuna modifica o interfaccio ai sistemi.
Come si implementa
Analisi del processo
Analisi del flusso operativo
Definizione dei passaggi
Definizione dei controlli
Ricerca e gestione delle Eccezioni/Anomalie
Creazione dell'automa
Lista comandi
Coordinate e menu
Test
Modalità Simulazione
Debug Mode
Go live!
Come evolve
Analisi evolutiva/debug
Analisi delle statistiche
Valutazione errori
Gestione casistiche nuove
Definizione di nuove Eccezioni/Anomalie
Aggiornamento
Adeguamento lista comandi
Aggiornamento Coordinate e menu
Test
Modalità Simulazione
Debug mode
Upgrade
I vantaggi di Automa:
- Netta riduzione della manualità
- Nessun intervento sui sistemi
- Operatività h24
- Rapido go live
- Riduzione errori
- Utilizzo di postazioni esistenti
- Abbattimento dei costi
- Aumento affidabilità
- Rispetto degli SLA
- Assorbimento dei picchi di lavoro
Richiesta
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