L’esecutore virtuale di applicazioni

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Un esecutore di programmi che opera su qualunque applicativo come un operatore umano

Automa è un software installato su un computer (Client) che esegue applicazioni installate o accessibili dal computer stesso utilizzando le periferiche (video, tastiera e mouse) normalmente in dotazione all’utente.

Interagisce quindi con il computer e con il programma in modo bidirezionale proprio come farebbe un operatore.

Automa - Volos Informatica

Come lavora automa?

Non esegue comandi ricorsivi “alla cieca” ripetendo azioni pre-registrate, ma esegue e verifica direttamente gli esiti delle proprie azioni seguendo un percorso decisionale, frutto di una fase di apprendimento.

Agisce esattamente come un operatore umano privo di iniziativa propria che esegue tutte e soltanto le operazioni che conosce. Accede ad archivi, database, cartelle di rete ed esegue calcoli o procedure.

Segue l’albero decisionale che gli è noto e si ferma annullando la transazione qualora non si presenti il riscontro atteso alle proprie azioni secondo i principi base di “Azione e Controllo” (ovvero “eseguo e verifico cosa ho fatto”) e “Azione e Reazione” (ovvero “eseguo e verifico che il risultato sia quello atteso”).

Automa - Volos Informatica

Automa può fare anche molto di più:

  • Accedere alla rete o a internet
  • Leggere o scrivere un database di qualunque formato
  • Mandare mail
  • Creare dei report i Excel o altro formato
  • Seguire algoritmi di processo
  • Eseguire calcoli

A cosa serve?

Per data entry o attività ripetitive di utilizzo di applicativi SW, laddove l’operatore interroga e inserisce dati nei sistemi informativi.

Automa sostituisce l’operatore senza impatto sui sistemi che utilizza perché agisce come un operatore umano.

  • Programmato per eseguire i comandi degli operatori
  • Interagisce con qualunque sistema
  • Garantisce il monitoraggio e il controllo del flusso dei dati
  • Consente la tracciabilità di ogni singola operazione compiuta
  • Fornisce Statistiche e Report dei dati in tempo reale
  • Può sostituire le interfacce o programmi di ripresa dati
  • Non richiede sviluppi sui sistemi
  • È un’alternativa all’outsourching che mantiene il know-how
  • È facilmente aggiornabile se cambiano i processi
  • Azzera il costo degli errori e assorbe picchi di attività garantendo lo smaltimento backlog
  • Lavora h24
  • Si può applicare a qualunque ambito aziendale
  • Codifica gli scarti per semplificare il trattamento manuale

Esempi in cui Automa ha ottimizzato i flussi e il lavoro manuale

  • Stampa di documenti
  • Approvazione di note spese secondo criteri
  • Registrazione incassi su sistemi di contabilità
  • Emissione di note di credito
  • Generazione di documenti per versamento IVA
  • Archiviazione di files in sistemi di repository
  • Emissione di fatture
  • Produzione di lettere/mail di sollecito e autofatture
  • Data collection
  • Aggiornamento massivo di grafiche dati
  • Inserimento abbuoni su sistemi di contabilità
  • Inserimento ordini a sistema
  • Trasferimento dati
  • Esecuzione di verifiche periodiche su sistemi di messaggistica scatenati da eventi
  • Controlli fatture
  • Customer Care
  • Verifiche di congruenza dati in sistemi diversi

Come si identifica un processo automatizzabile?

I processi automatizzabili con profitto tipicamente presentano una o più delle seguenti caratteristiche:

  • Sono manuali e ripetitivi
  • Basso valore aggiunto da parte dell’operatore
  • Trattano grossi volumi di dati
  • Presentano picchi di attività o sono attività discontinue
  • Presentano un elevato rischio di errore manuale
  • Sono complessi nella loro esecuzione (più sistemi differenti, accesso a file…) secondo una logica stabilizzata

 

Requisiti

L’unico prerequisito di Automa è avere a disposizione una postazione di lavoro uguale a quella dell’operatore che fa attività manuale.

Non è richiesta nessuna modifica o interfaccia con i sistemi.

 

Automa

Automa è un software sviluppato da Volos Informatica che ne detiene tutti i diritti di proprietà e distribuzione ed è tutelato dal brevetto N.0001399357 “Interazione con un sistema di elaborazione dati avente un’interfaccia grafica”.

Sicurezza

I principi base di Automa sono:

  • Azione e Controllo ovvero
    «eseguo e verifico cosa ho fatto»
  • Azione e Reazione ovvero
    «eseguo e verifico che il risultato sia quello atteso»

Automa può eseguire solo le azioni che l’operatore umano potrebbe eseguire quindi il livello di sicurezza è quello intrinseco nella tipologia di utente che ha fatto accesso alla macchina e dell’applicazione eseguita.

In base a questa logica procede con l’esecuzione di un’azione solo se questa è nota e ha determinato gli esiti previsti, altrimenti si ferma.

Non si prefigurano quindi rischi che Automa possa eseguire azioni incontrollate o impreviste.

Caratteristiche

L’unico prerequisito di Automa è avere a disposizione una postazione di lavoro uguale a quella dell’operatore che fa attività manuale.

Non è richiesta nessuna modifica o interfaccio ai sistemi.

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Come si implementa

Analisi del processo

Analisi del flusso operativo
Definizione dei passaggi
Definizione dei controlli
Ricerca e gestione delle Eccezioni/Anomalie

Creazione dell'automa

Lista comandi
Coordinate e menu

Test

Modalità Simulazione
Debug Mode

Go live!

Come evolve

Analisi evolutiva/debug

Analisi delle statistiche
Valutazione errori
Gestione casistiche nuove
Definizione di nuove Eccezioni/Anomalie

Aggiornamento

Adeguamento lista comandi
Aggiornamento Coordinate e menu

Test

Modalità Simulazione
Debug mode

Upgrade

I vantaggi di Automa:

  • Netta riduzione della manualità
  • Nessun intervento sui sistemi
  • Operatività h24
  • Rapido go live
  • Riduzione errori
  • Utilizzo di postazioni esistenti
  • Abbattimento dei costi
  • Aumento affidabilità
  • Rispetto degli SLA
  • Assorbimento dei picchi di lavoro

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